Ce este RO e-Factura?
RO e-Factura este un sistem de facturare electronică oferit de Ministerul Finanțelor, care facilitează încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor prin intermediul serverului ANAF. Contrar facturilor tradiționale pe hârtie, unde datele erau completate manual, e-Factura prezintă informațiile într-un format electronic structurat (XML), ce permite procesarea automată.
Implementarea acestui sistem sporește transparența și permite monitorizarea precisă a tranzacțiilor, cu raportare în timp real către autoritățile fiscale. De asemenea, oferă o înregistrare precisă și verificabilă a tranzacțiilor comerciale, simplificând procesele de verificare și audit. Astfel, autoritățile se asigură că tranzacțiile respectă reglementările fiscale și nu sunt susceptibile manipulărilor frauduloase.
Cine are obligatia trimiterii facturilor in Sistemul RO e-Factura incepand cu anul 2024?
Agenții economici, indiferent de forma de organizare sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.
Astfel, sistemul national e-factura a fost implementat etapizat:
1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
o Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
o Băuturi alcoolice;
o Construcții noi;
o Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
o Îmbrăcăminte și încălțăminte; o Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici
4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.
Astfel, obligatia transmiterii e-Facturilor in relatia Business to Business (B2B) se extinde la:
1. Operatorii economici – persoane impozabile stabilite în Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia B2B
2. Operatorii economici – persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia cu institutii publice, astfel cum sunt definite la art. 5 lit. w) din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, altele decat cele efectuate in relatia B2G, astfel cum este definita la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG nr. 120/2021 si altele decat cele prevazute la art. 6 din acelasi act normativ
3. Operatorii economici – persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania, efectuate in relatia B2B
Exista exceptii de la transmiterea in RO e-Factura?
Da, sunt exceptate de la prevederile anterioare categorii de tranzactii:
1. Livrarile de bunuri prevazute la art. 294 alin. (1) lit. a) si b) si alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, mai precis:
a. livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau;
b. livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau, cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui alt mijloc de transport de uz privat. Este scutita, de asemenea, si livrarea de bunuri transportate in bagajul personal al calatorilor care nu sunt stabiliti in Uniunea Europeana;
c. livrarile intracomunitare.
2. Livrarile de bunuri/prestarile de servicii efectuate catre persoane impozabile care nu sunt stabilite si nici inregistrate in scopuri de TVA in Romania
3. Livrarile de bunuri/prestarile de servicii pentru care se emit facturi simplificate
4. Prestarile de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile in Romania
Care sunt pașii necesari pentru a încărca facturile în sistemul RO e-Factura?
Implementarea Legii 296/2023, care a introdus sistemul de facturare electronică obligatorie pentru operatorii economici din România, implică parcurgerea mai multor etape:
1. Obținerea unei semnaturi digitale
Primul pas implică obținerea unui certificat digital de la o firmă autorizată de către Autoritatea pentru Digitalizarea României. Aceste certificate digitale calificate permit generarea unei semnături electronice cu valoare legală.
2. Ȋnrolarea în SPV
După obținerea semnăturii digitale, următorul pas este înrolarea în Spațiul Virtual Privat (SPV), un serviciu gratuit oferit de ANAF, accesibil permanent prin internet. Înregistrarea presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea documentelor justificative. Înregistrarea în SPV se poate face accesând linkul următor.
3. Ȋncărcarea facturilor în sistemul RO e-Factura
RO e-Factura este integrată în cadrul Spațiului Virtual Privat (SPV). Pentru a încărca facturile în acest sistem, acestea trebuie să fie transmise în format electronic XML, conform standardelor impuse de ANAF, incluzând informațiile obligatorii. Pentru cei care nu folosesc încă programe profesionale de facturare sau nu doresc să învețe programare, există un program gratuit care facilitează emiterea și transmiterea facturilor direct în sistemul e-Factura, fără costuri ascunse.
4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori
Factura în format XML este verificată automat de sistemul ANAF pentru conformitate structurală și semantică. În caz de validare, primește semnătura electronică a MF și este trimisă destinatarului. În caz contrar, este invalidată, iar emitentul primește erorile identificate. Destinatarul poate descărca factura din SPV și poate contesta factura primită. Este esențial să se verifice datele facturii, deoarece XML-ul semnat de MF este considerat originalul. Utilizând un program de facturare gratuit, acești pași se efectuează automat, eliminând necesitatea autentificarii repetate în RO e-Factura.
Exista termene si și sancțiuni pentru încărca facturile în sistemul RO e-Factura?
Da,facturile trebuie transmise în sistemul național RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul limită de emitere a facturii.
Mărimea amenzilor va varia în funcție de categoria contribuabililor:
• 5000 – 10000 lei pentru contribuabilii mari;
• 2500 – 5000 lei pentru contribuabilii mijlocii;
• 1000 – 2500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoane fizice.
Va exista o perioadă de grație pentru adaptare la noile prevederi, valabilă pentru toți contribuabilii, între 1 ianuarie și 31 martie 2024.
Începând cu 1 iulie 2024, sistemul RO e-Factura impune și obligația de a primi facturi de la furnizori prin acest sistem. Neconformitatea atrage o amendă echivalentă cu 15% din valoarea totală a facturii pentru destinatarul care înregistrează o factură în alt format decât cel electronic.